Il budget è la rappresentazione economica e finanziaria delle attività previste in un progetto. La necessità di avere chiaro il budget e saperlo gestire, significa assicurare al progetto la sostenibilità economica e finanziaria che permette la realizzazione delle attività e il raggiungimento degli obiettivi.
- Durata:
durata del progetto - Numero di partecipanti:
1/2 persone dedicate. - Grado di difficoltà:
difficile. - Materiali:
normativa, disciplinare del bando che finanzia il progetto, uno o più fogli elettronici.
Fase 1
Per costruire un budget per un progetto occorre riferirsi solo ai costi ammissibili (Eligible costs). Questi sono sono sempre elencati, ovviamente non in via esaustiva, nel bando di riferimento. La prima cosa da fare è quindi leggere attentamente le linee guida del bando (Financial Guidelines for applicant).
Fase 2
La costruzione del budget e delle sue voci deve essere impostata da subito. La sua stesura finale è spesso rimandata: ma una frettolosa chiusura può comportare problemi nella realizzazione delle attività. Predisponi da subito un foglio elettronico strutturato che tenga conto del fatto che Il budget è diviso in due categorie: Costi (o uscite) e Ricavi (o entrate) e che I costi sono divisi in Costi diretti e Costi indiretti. Per avere un quadro più leggibile, si possono raggruppare le voci in categorie di costo, replicando lo schema proposto dal bando.
Fase 3
Per preparare un budget dettagliato e affidabile è necessario conoscere perfettamente le varie fasi delle attività previste nel progetto. La raccolta delle informazioni è quindi una tappa cruciale. Si può iniziare partendo dall’analisi di progetti similari ed esperienze passate. Lo scopo è quello di far coincidere quanto previsto nel progetto con le voci della sua rappresentazione economico-finanziaria (il budget, appunto).
Fase 4
Per ogni attività definisci, supportato dalle categorie di costi ammissibili, le singole voci di costo che incidono sul costo totale di quell’attività. Se hai dubbi sull’ammissibilità di costi, fai richiesta ufficiale di chiarimenti usando i contatti o le modalità sempre specificati nei bandi. Ricorda di coinvolgere i Partner nella valutazione dei costi che possono variare da paese a paese o tra aziende diverse.
Fase 5
Controlla il budget costantemente. Aggiornalo e condividi eventuali modifiche da apportare. Zero è il risultato che deve dare alla fine il totale delle entrate con il totale delle uscite, compreso il co-finanziamento. Questo si combina con i principi contabili ma soprattutto con la regola categorica che, il Progetto da finanziare, NON deve produrre profitti.
Nota:
Fai attenzione all’I.V.A. (V.A.T. in inglese): tutti i costi del budget possono essere comprensivi di IVA nel caso in cui per chi sostiene la spesa l’IVA sia un costo non recuperabile.
