Comunicare e comunicare l’ambiente: spunti, curiosità e aggiornamenti, presenti in questa sezione, offrono la possibilità di approfondire metodi e tecniche per una comunicazione efficace.
Documentazione consultabile:
Qualità PA – Come comunicare in modo efficace l’ambiente
La comunicazione ambientale: alcuni modi di intenderla e possibili direzioni di sviluppo
E’ un’attività molto semplice che può aiutare a ragionare su come si generano i conflitti e su come evitare situazioni di stallo. È un esercizio che richiede abilità negoziali ma anche umiltà, caratteristiche che vengono messe alla prova in qualsiasi tipo di rapporto umano, non solo lavorativo.
L’organizzatore pensa a un tema (spazio alla fantasia, ma sarà più divertente qualora fosse un tema con il quale il team si confronta ogni giorno). Immaginiamo che sia “conflitto” oppure “collaborazione” o ancora “cambiamenti climatici”.
Ciascun partecipante deve scrivere su un foglio di carta quattro parole che associa al tema scelto (se parliamo di “cambiamenti climatici” possono essere “automobili” ,“bicicletta”, “allevamenti”, “inquinamento”).
A questo punto, vanno formati i primi team composti da due persone. In un tempo stabilito (10 minuti), si dovrà arrivare a identificare quattro parole, tra quelle scelte da ciascuno, che identifichino al meglio il tema. Il team di due componenti incontrerà, poi, un altro team da due componenti per svolgere lo stesso lavoro, nelle stesse condizioni di limiti di tempo. Si proseguirà così, fino a che tutto il gruppo di lavoro non si riunirà per confrontarsi sulle quattro parole.
I team che non riusciranno a trovare un accordo nel tempo limite, saranno eliminati dall’esercizio. Questo elemento forzerà i gruppi di lavoro ad aggirare gli stalli derivanti da contrapposizioni sterili ed evitare l’escalation del conflitto, per trovare compromessi accettabili.
La capacità di parlare in pubblico non s’improvvisa. Richiede una preparazione preliminare sia dal punto di vista dell’elaborazione dei contenuti che delle regole per gestire una comunicazione efficace con i diversi tipi di uditorio a cui dovrete rivolgervi e delle situazioni che si presenteranno.
Individua la tipologia di persone a cui è destinata la tua comunicazione (fascia di età, esperienza formativa, numero potenziale, genere, professione, interessi …) e le caratteristiche dello spazio in cui avrà luogo il tuo intervento. Questo è un passo fondamentale per superare la paura, molto comune, di parlare in pubblico, perché sapere chi si ha di fronte e quali sono le condizioni logistiche ti aiuta ad acquisire familiarità con questa attività.
Prepara il tuo discorso. Scrivilo anche, ma non per impararlo a memoria o leggerlo, bensì per tenere a mente i concetti chiave e l’ordine in cui ritieni che sia più conveniente ed efficace esporli. Imparare il discorso a memoria può essere controproducente per due ragioni: un vuoto momentaneo rischia di generare panico e la presentazione potrebbe risultare fredda e asettica. Anche se lo hai scritto, evita di leggerlo: il tuo sguardo deve essere rivolto prioritariamente al pubblico non a un foglio, né allo schermo di un pc o a una diapositiva.
Introduci te stesso: racconta brevemente alla platea chi sei, così da creare attesa per quello che dirai. Più appari “esperto” e smart, più avrai la possibilità di conquistare l’attenzione del pubblico. Anche il tono con cui ti presenti è importante: non devi sembrare severo, critico e distaccato, perché rischi di inibire la tentazione di farti domande o chiedere approfondimenti. Potresti bruciarti la possibilità di rendere più coinvolgente la tua presentazione.
Se il tuo intervento dura oltre i 15 minuti, accompagnalo con un supporto visivo (slide) che aiuti il pubblico a fissare il concetto che stai esprimendo. Puoi usare immagini emblematiche, parole eloquenti, brevi filmati, disegni o grafici. L’importante è che:
– tutti possano vedere senza sforzo ciò che proietti;
– la slide non sia piena di scritte: nessuno le leggerà mai, men che meno tu perché sembrerebbe che non controlli bene l’argomento;
– la tipologia di carattere, il colore e la dimensione non devono creare un carosello confuso. Ordine, sintesi e sobrietà sono gli ingredienti di base per una chiara esposizione.
Dichiara da subito di cosa parlerai. Se la presentazione dura più di 30 minuti, richiama ogni tanto il quadro generale e indica all’uditorio a che punto sei e non perda il filo del discorso. E non perderlo neppure tu. Alleggerisci l’esposizione con qualche battuta, con un sorriso, con un riferimento alla tua esperienza personale o con un cambio di tono.
Non dimenticare le conclusioni, seguite, se c’è spazio, da un invito a fare domande. Lascia nell’ultima slide i tuoi riferimenti (indirizzo del tuo sito web o un indirizzo di posta elettronica professionale).
In un mondo di offerte così ricco e diversificato, non basta fare bene: occorre saperlo comunicare. E’ importante per distinguersi, fidelizzare le persone, misurarsi con la concorrenza, far parlare di sé innescando un virtuoso passaparola che faccia da cassa di risonanza delle nostre attività. Molti sono gli strumenti a disposizione. Bisogna scegliere e sfruttare quelli più adatti a noi.
Individua le tue risorse, sia economiche che umane. Conoscere il proprio budget è fondamentale, ma ricorda che se tu hai l’obiettivo di far parlare di te, ci sono molti che hanno bisogno di trovare notizie di cui parlare (giornalisti, blogger, esperti, …). Bisogna attrarre il loro interesse. Come? Comunicando su notizie su temi che attraggono il pubblico. Ci sono molte attività comunicative che puoi fare a costo zero, a patto che ciò che tu vuoi sia rilevante per altri oltre che per la tua azienda. Per attrarre l’attenzione non basta saper fare: bisogna far parlare di sé.
Mezzi di comunicazione: un’ampia scelta.
Per una comunicazione efficace occorre prima di tutto scegliere quale canale è il più adatto per il tipo di informazione che si vuole diffondere. I principali canali sono raggruppabili in due grandi box:
– tradizionale: carta stampa, radio, partecipazione a eventi;
– innovativo: siti web specializzati e portali social.
Premessa fondamentale è comunque la costruzione di un proprio sito web e/o di una pagina Facebook istituzionale. Assicurati che siano vive: peggio che non avere una pagina Facebook , c’è una pagina non aggiornata.
Mezzi di comunicazione tradizionali.
Presuppongono una fase preparatoria di networking, ovvero gestione delle reti di contatti. Queste si possono costruire informalmente, partecipando agli eventi giusti, anche in qualità di spettatori, oppure formali, inviando materiali e informazioni a testate giornalistiche e radiofoniche per stimolare la loro curiosità verso le attività che si compiono.
Per quanto attiene agli eventi, invece, è consigliabile di promuovere collaborazioni con i vari enti istituzionali che operano nel territorio dei CEAS.
Mezzi di comunicazione innovativi.
Quando si parla di social media, si pensa a Facebook, Instagram, Twitter, Linkedin. In realtà ciascuno ha le proprie caratteristiche: per non sprecare risorse scegli quello che meglio raggiunge il target dei vostri destinatari. In ogni caso tutti presuppongono una comunicazione agile caratterizzata da:
– brevità: mai snocciolare tutta la notizia nel post. Basta un titolo che acchiappa l’attenzione e 2-3 righe di commento. Meglio rimandare a un link per gli approfondimenti;
– linguaggio semplice, corretto e sintetico.
– un’immagine emblematica;
– uso di hashtag.
E la comunicazione interna? E’ fondamentale che all’interno dell’organizzazione tutti i membri siano informati di cosa succede: sono loro i primi a veicolare le informazioni e a tenere gli occhi aperti su cosa fa la concorrenza. Conoscere le strategie in corso e le progettazioni in atto aiuta a stimolare una maggiore intraprendenza e partecipazione. Due strumenti immancabili sono:
– la rassegna stampa che selezioni le notizie di interesse che arrivano da fuori;
– un cloud di documenti condivisi in modo che ciascuno possa accedere sempre alla versione più aggiornata.
Scopo delle attività è favorire la conoscenza reciproca attraverso strumenti informali e giochi che portino le persone ad aprirsi in modo quasi inconsapevole. E’ previsto che ci sia un performer teatrale a guidare le azioni dei partecipanti.
I partecipanti vengono suddivisi in gruppi. A ciascun gruppo vene chiesto di disegnare una sagoma su un cartellone e di attribuire a questo personaggio di fantasia specifiche caratteristiche psicologiche e fisiche.
Il performer legge ai gruppi, nuovamente riuniti, una traccia che racconta di una visita ai Musei Vaticani, dove un personaggio si perde e trova una stanza chiusa. A ciascun gruppo viene chiesto di creare un finale per la storia usando il proprio personaggio.
I gruppi si dividono nuovamente e in ciascuno si lavora al finale immaginando come si comporterebbe il personaggio inventato.
I gruppi tornano in plenaria e ciascuno racconta, a parole o attraverso una scena teatrale, il proprio finale.
A tutti i partecipanti viene chiesto di sintetizzare la giornata con poche parole.
La breve traccia sulla visita ai Musei Vaticani può essere sostituita da altri contesti, purché il racconto si interrompa davanti a una “difficoltà” del protagonista e il finale sia aperto a tante soluzioni quanti sono i profili dei personaggi creati dai gruppi dei partecipanti e rappresentati nella sagoma.
E’ un gioco adatto ai bambini della scuola primaria che impareranno a cooperare, ascoltarsi l’un l’altro, trovare nuove soluzioni e punti di vista, aiutarsi e perseguire un obiettivo comune. Si gioca divisi in gruppi o squadre e si possono stimolare i bambini a impegnarsi facendoli gareggiare. L’obiettivo è semplice da spiegare ma non così semplice da eseguire: costruire una piramide di bicchieri di carta.
Prepara i materiali per ciascun gruppo:
Lega un’estremità di ogni pezzo di spago all’elastico in modo che siano equidistanti, come i raggi di una ruota.Disponi i bicchieri, vuoti, a testa in giù sul tavolo.
Mostra ai gruppi una piramide di bicchieri: disponi i primi tre in fila, sopra altri due in corrispondenza dei punti di contatto tra quelli di sotto e infine l’ultimo. Smonta l piramide e avvisa i gruppi che ciascuno di loro deve costruirla senza toccare i bicchieri con le mani. I bicchieri possono essere spostati solo con l’elastico e questo richiede che i componenti di ciascun gruppo collaborino.
A ogni partecipante sì da un capo del filo. I partecipanti solamente usando i capi del filo, senza aiutarsi con le mani, dovranno allargare o restringere l’elastico e “acchiappare” i bicchieri. I partecipanti al gioco dovranno coordinarsi tra di loro e parlarsi animatamente in modo da poter portare a termine il progetto. Sarà tutto un “allarga, stringi, molla, alza, abbassa”. Durante il gioco si comunica tantissimo. Vince il gruppo che ha completato per primo la piramide ma è bene lasciare che tutti finiscano il compito assegnato.
Finita la prima manche, chiedi ai partecipanti se la comunicazione ha funzionato o se si sarebbe potuto fare diversamente qualcosa (magari nominare un leader che dettasse le azioni da compiere). Inaugura una nuova manche, magari introducendo qualche cambiamento (come specificato nella nota).
Ci possono essere diverse varianti che complicano questa attività e la rendono più sfidante, quindi si possono far seguire ulteriori manches. Per esempio di può chiedere di costruire la piramide con i bicchieri rivolti verso l’alto, avendo quindi una base più instabile e dovendo tendere maggiormente l’elastico. Si può assegnare un tempo massimo per completare la piramide.
L’operazione consentita dai cosiddetti role-playing porta i giocatori a distaccarsi dal proprio punto di vista per assumere quello di un altro, non allo scopo di cambiare il sistema di valori, ma per cogliere meglio le ragioni degli altri e quindi i diversi aspetti del problema.
Viene proposta una problematica reale (il problema delle piogge acide, la questione dello smaltimento dei rifiuti, l’acquacultura intensiva, …), controversa e complessa ma allo stesso tempo capace di coinvolgere i giocatori.
Una discussione preliminare fa emergere carenza di informazioni, problemi di competenze, pregiudizi, lasciando un senso di superficialità e di insoddisfazione che motiva e spinge i giocatori ad approfondire la questione indagata.
Viene contestualizzata la controversia e vengono distribuite ai giocatori le carte dei ruoli (personaggi con nome, cognome, professione, convinzioni e dubbi rispetto alla problematica in questione, …) che possono appartenere a due o tre gruppi che esprimono posizioni contrapposte.
Ai giocatori viene consegnato (e/o fatto ricercare – in questo caso il tempo a disposizione per il gioco aumenta) materiale utile al fine di aumentare le conoscenze relative al problema, per poter assumere più consapevolmente il proprio ruolo e sostenere la posizione che esso esprime. Prima dello scadere del tempo dedicato a questa fase, i giocatori di ciascun gruppo concordano una strategia per difendere i propri interessi.
Si avvia un dibattito durante il quale i gruppi argomentano le proprie tesi. In genere i pareri sono discordi in quanto ogni gruppo vuole far prevalere i propri interessi. Sta ai giocatori affrontare la controversia identificando vie alternative di azione al fine di valutare la scelta più appropriata. In questa fase emergono la capacità organizzativa, espositiva e di mediazione del gruppo e dei singoli.
La decisione avviene dopo aver riconosciuto gli interessi e i valori dei vari gruppi implicati nel problema e dopo aver valutato attentamente i rischi e i benefici delle proposte alternative. La scelta può essere presa da un gruppo di decisori, oppure da tutti i partecipanti tramite una votazione o la ricerca di una soluzione consensuale. In questa fase si ripercorrono i momenti del processo decisionale, si compie una meta- riflessione sull’argomento e sulle modalità di gioco per verificare l’acquisizione dei contenuti e per esaminare le dinamiche che si sono susseguite nel corso dell’attività.
Se si ha a disposizione un tempo sufficientemente lungo e una documentazione ben organizzata e significativa i partecipanti, motivati dalle dinamiche del gioco, possono raggiungere buone competenze anche sul piano delle conoscenze interdisciplinari implicate nella controversia. Detto ciò, l’obbiettivo prioritario dei giochi di ruolo rimane quello di far cogliere, all’interno della complessità, la relazione, che sempre esiste, fra il problema in questione e il nostro modo di pensare e agire.
Una comunicazione efficace sul lavoro ha ricadute certe su:
Non si può non comunicare. La non-comunicazione è impossibile, perché qualsiasi comportamento comunica qualcosa di noi. Anche una persona in silenzio, apatica e inattiva comunica qualcosa, o meglio, trasmette qualcosa: certamente la propria volontà di non comunicare.
All’interno di ogni comunicazione si possono individuare due livelli. Il primo livello è quello del contenuto, e dice “cosa” stai comunicando; il secondo è quello della relazione, e indica il “tipo di relazione” che vuoi instaurare con la persona a cui ti rivolgi. Il secondo incide sempre sul primo e condiziona il recepimento del messaggi: una richiesta effettuata con un tono perentorio può essere percepita come un ordine e quindi rappresentare un rapporto sbilanciato tra due interlocutori. Questo aspetto caratterizza la meta-comunicazione. In sostanza, conta “che cosa diciamo” e anche “come lo diciamo”.
Il flusso comunicativo è ritmato attraverso la punteggiatura degli eventi.
A seconda della “punteggiatura” usata, cambia il significato dato alla comunicazione e alla relazione. La comunicazione può esprimere diverse versioni della realtà, che si creano e si modificano durante l’interazione tra più individui. Queste diverse interpretazioni dipendono dalla “punteggiatura” scelta che orienta la comunicazione verso una sequenza degli eventi o un’altra, e rappresenta il modo in cui ognuno tende a credere che l’unica versione possibile dei fatti sia la propria.
La comunicazione avviene attraverso i canali verbali e non verbali. Il primo utilizza modalità digitali, il secondo criteri analogici. La comunicazione digitale riguarda l’uso delle parole, ovvero i segni usati convenzionalmente per designare qualcosa.
La comunicazione analogica, invece, si basa sulla somiglianza – o analogia – tra la comunicazione in sé e l’oggetto della comunicazione; rientrano in essa la comunicazione non verbale e l’utilizzo di immagini. Il linguaggio analogico veicola prevalentemente gli aspetti di relazione e può confermare o smentire il concetto che si esprime a parole.
Secondo la Scuola di Palo Alto, tra individui che interagiscono tra loro, si possono instaurare due tipologie di interazione che riguardano la posizione di leadership assunta durante una conversazione: simmetrica o complementare. La prima si genera quando gli interlocutori si considerano sullo stesso piano e può generare toni aggressivi perché nessuno cede. ‘interazione complementare si verifica quando i due interlocutori si considerano su piani diversi (es. dipendente e datore di lavoro). Non esiste una tipologia “buona” o “cattiva”. Si tratta solo di una classificazione.
Una persona va in scena, e, senza comunicarlo a nessuno del gruppo, sceglie un’attività semplice e comincia a svolgerla. Gli altri attori, uno per volta, vanno in scena e si inseriscono nell’attività svolta dal primo attore. L’obiettivo è affinare la concentrazione nel lavoro di gruppo, rispettare i tempi di lavoro e di iniziativa dei colleghi.
Forma il gruppo e scegli il primo/a che andrà in scena. Spiega che dovrà scegliere un’azione semplice da svolgere senza comunicarla a nessuno. Per “azione semplice” porta come esempio il dipingere una palizzata, o lavare un pavimento o costruire un muro. Il resto dei partecipanti invece entrerà in scena appena lo riterrà opportuno, ma sempre uno per volta, senza aspettare il tuo invito.
Osserva il gioco finché anche l’ultimo partecipante non è entrato in scena. Si deve svolgere tutto in un armonioso silenzio.
Una volta terminato il gioco, spiega ai partecipanti ciò che hai visto: fluidità nei movimenti di gruppo? oppure molta difficoltà ad inserirsi nell’azione del primo attore? Troppi tentennamenti da parte di chi doveva inserirsi nell’azione? C’era armonia di ritmo e movimento del gruppo o ognuno pensava solo alla sua azione scenica senza guardare il lavoro degli altri? Chiedi ai partecipanti le loro impressioni.
Uno sviluppo divertente di questo gioco è che il primo attore che va in scena comunichi prima, a tutti, cosa sta per fare, e gli altri possano, entrando sempre uno per volta, interagire ora con lui, anche aggiungendo la parola. Si entra qui nel campo dell’improvvisazione. La difficoltà può essere che l’azione si appiattisca, o che manchi l’iniziativa di creare un dialogo. In questo caso, puoi suggerire un’azione da svolgere, dare un input perché non si crei il vuoto in scena.
